Política de privacidad y artículo 14 ter (deber de transparencia): qué informar

La política debe explicar una operación real

El artículo 14 ter —conocido como el deber de transparencia— establece información que debe mantenerse a disposición del público, de forma permanente, en el sitio web. En la práctica, la política de privacidad suele concentrar esa explicación, pero su valor depende de que coincida con los formularios, sistemas, contratos y decisiones de la empresa.

Un texto copiado puede omitir tratamientos importantes o afirmar prácticas que la organización no realiza. Antes de redactar conviene levantar, al menos, finalidades, categorías de datos, fuentes, destinatarios, conservación y canales para ejercer derechos.

Qué información debería poder encontrar una persona

La forma final puede variar, pero la persona debería poder comprender los elementos esenciales sin recorrer distintos documentos contradictorios.

• Quién es responsable del tratamiento y cómo contactarlo.
• Qué categorías de datos se tratan y de dónde se obtienen.
• Para qué finalidades se usan y cuál es el fundamento informado.
• A quiénes pueden comunicarse los datos y qué transferencias corresponden.
• Durante cuánto tiempo o bajo qué criterios se conservarán.
• Qué derechos existen y cuál es el procedimiento para ejercerlos.
• Cómo revocar un consentimiento cuando sea la base utilizada.
• Qué decisiones automatizadas o perfiles deben informarse cuando corresponda.
• Cómo contactar al Delegado de Protección de Datos (DPO o DPD) o responsable de prevención, cuando la empresa cuente con uno.

Errores frecuentes al preparar una política

La calidad no depende de la extensión. Una política muy larga puede seguir siendo imprecisa o difícil de usar. El objetivo es que una persona comprenda el tratamiento y pueda actuar.

• Usar finalidades amplias como “mejorar servicios” sin explicar el uso concreto.
• Nombrar proveedores o países que no coinciden con la operación.
• Confundir aceptación de términos con consentimiento para cualquier finalidad.
• Indicar conservación indefinida sin criterio o justificación.
• Ofrecer un canal de derechos que nadie revisa.
• Publicar una nueva versión sin fecha ni registro del cambio.

Qué puede revisar un escáner web y qué no

Un escáner puede localizar señales observables: enlaces, títulos, secciones o términos presentes en páginas públicas. Eso ayuda a detectar omisiones visibles y a organizar una revisión.

No puede comprobar si la política coincide con bases de datos internas, contratos, integraciones o prácticas reales. Tampoco puede concluir automáticamente que una ausencia constituye una infracción, porque algunos contenidos dependen de la aplicabilidad concreta.

Cómo mantenerla actualizada sin cambiar la fecha artificialmente

La política debería tener dueño, versión, fecha de publicación y un motivo de revisión. Actualizar la fecha sólo para aparentar frescura no ayuda a las personas ni demuestra una mejora real.

Conviene revisarla cuando cambia una finalidad, un proveedor relevante, una transferencia, un canal, una tecnología o una instrucción aplicable. El historial debe resumir cambios sustantivos y conservar la versión anterior cuando sea necesaria como evidencia.